อาจารย์ประยงค์ อุปเสน หัวหน้าส่วนพัฒนากระบวนการเรียนรู้และองค์ความรู้สถาบันพัฒนาชุมชนองค์กรมหาชน(พอช.)มาเป็นวิทยากรสอนหลักการ โครงสร้างการร่างหนังสือ ความรู้พื้นฐานในการเขียนหนังสือติดต่อราชการและหน่วยงานภายนอก โดยมีรายละเอียดดังต่อไปนี้
หนังสือภายนอกมีโครงสร้างประกอบด้วยส่วนสำคัญ 4 ส่วน คือ หัวหนังสือ เหตุที่มีหนังสือไป จุดประสงค์ที่มีหนังสือไป ท้ายหนังสือ
1. บอกลักษณะ รูปแบบ โครงสร้าง และรายการของหนังสือติดต่อราชการหรือหน่วยงานภายนอกได้
2. ระบุหลักพื้นฐานในการเขียนข้อความในส่วนต่าง ๆ ของหนังสือติดต่อราชการหรือหน่วยงานภายนอกได้
3. เขียนหนังสือติดต่อราชการหรือหน่วยงานภายนอกได้ถูกต้อง ในรูปแบบ เนื้อหา หลักภาษา และ ความนิยม
4. เขียนหนังสือติดต่อราชการหรือหน่วยงานภายนอกได้อย่างชัดเจน รัดกุม และ กระทัดรัด
การเขียนข้อความในส่วนหนังสือ คือการเขียนข้อความในส่วนหนังสือ
1. ย่อสั้นที่สุด
2. เป็นประโยคหรือวลี
3. พอรู้ใจความว่าเป็นเรื่องอะไร
4. เก็บค้นอ้างอิงได้ง่าย
หลักทั่วไปที่นิยมยึดถือ ในการเขียนหนังสือติดต่อราชการให้ดี
1. เขียนให้ถูกต้อง โดยเขียนให้ถูกแบบ ถูกเนื้อหาถูกหลักภาษา และถูกความนิยม
2. เขียนให้ชัดเจน โดยชัดเจนในเนื้อความ ชัดเจนในจุดประสงค์ และกระจ่างในวรรคตอน
3. เขียนให้รัดกุม โดยเขียนให้มีความหมายแน่นอนดิ้นไม่ได้ ไม่มีช่องโหว่ให้โต้แย้ง
4. เขียนให้กะทัดรัด โดยเขียนให้สั้น ไม่ใช้ข้อความเยิ่นเย้อยืดยาด หรือใช้ถ้อยคำฟุ่มเฟือยโดยไม่จำเป็น
นักสื่อสารแรงงานศูนย์ สมุทรปราการรายงาน